8 ferramentas de gestão que toda empresa deve usar

Pode ser que neste momento você empreendedor esteja começando o seu negócio e imagine que não precise de uma ferramenta para gerir a sua empresa, inclusive porque talvez não tenha ainda tantas áreas e demandas para organizar neste seu novo empreendimento.

No entanto, ferramentas de gestão empresarial são importantes em todas as etapas do seu empreendimento, desde o comecinho até o momento em que você estiver tendo alta demanda. Elas têm um importante papel no sentido de viabilizar, automatizar e otimizar vários processos de sua empresa.

Isto é ganho de tempo, maior produtividade, maior assertividade nos projetos e, consequentemente, redução de custos. Mas de quais ferramentas exatamente preciso? Quais existem no mercado e que seriam mais úteis para o meu negócio? Neste artigo, você vai ter estas respostas e muitos mais. Confira neste artigo!

Logo abaixo listamos as 8 principais ferramentas de gestão que toda empresa que pensa e almeja obter sucesso em seus negócios deve considerar. Confira:

Ciclo PDCA

O ciclo PDCA é uma importante ferramenta de gestão indicada para a melhoria contínua dos processos empresariais internos. Ela baseia-se em 4 pontos distintos, que são:

• P – plan (planejar – definir os objetivos de cada processo até alcançar o produto ou serviço pretendido);
• D – do (fazer – fase de execução do que foi planejado);
• C – check (checar – analisar todos os processos no intuito de verificar se os mesmos cumprem aquilo que foi proposto no P);
• A – act (agir – observa as possíveis falhas nos processos e se os objetivos foram atingidos, aplicando – agir – as correções que forem pertinentes). Para saber mais, clique AQUI

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Esta ferramenta de gestão baseia-se no mapeamento eficaz de tarefas. Através dela, define-se o que será feito, quem fará o quê, qual será período de tempo gasto, qual ou quais áreas da empresa atuarão bem como todos os motivos pelos quais esta tarefa/ação deve ser realizada.

Este mapeamento é feito a partir de 7 perguntas base que precisam ser respondidas adequadamente, que são:

• What? (o quê?) – Qual o objetivo do projeto;
• Why? (por quê?) – Justifica os motivos para realizar essa demanda;
• Where? (onde?) – Determina o local de aplicação;
• When? (quando?) – Estipula o tempo que foi gasto para tarefa;
• Who? (quem?) – O os envolvidos da equipe;
• How (como?) – Métodos da execução;
• How much (quanto custa?) – Custo total.

Análise Swot

É outra ferramenta importante para mapeamento e execução de projeto, capaz de indicar os pontos fortes e fracos de uma organização, colaborando para contornar possíveis riscos e ameaças:

• Strengths (Forças);
• Weaknesses (Fraquezas);
• Opportunities (Oportunidades);
• Threats (Ameaças).

KPI

Key Performance Indicator – KPI, é outra importante ferramenta de gestão que se baseia na análise detalhada sobre a efetividade ou não de uma ou mais ações que estão sendo adotadas pela empresa. Basicamente, seria uma análise de performance e resultados.

Alguns exemplos de KPIs:

• Taxa de conversão de vendas
• Tempo de permanência no site
• Número de assinaturas do newsletter

Canvas

O Canvas é uma ferramenta relativamente popular. Estrategicamente, a ferramenta permite descrever, projetar, desafiar, inventar e articular um modelo específico de negócios.

Com ela, é possível realizar o planejamento de um projeto inteiro em apenas um único documento. Assim, usa uma metodologia bem simples e objetiva partindo do princípio de que a criação de um ou mais projeto novo deve estar associado à algumas perguntas, que são:

• Por quê?
• O quê?
• Quem?
• Como?
• Quando?
• Quanto?

Matriz BCG

Esta ferramenta é muito interessante e prática de ser usada. Em tese, ela consegue definir e comparar diferentes produtos ou mesmo áreas de uma empresa com base no volume, participação e crescimento de mercado.

Por definição, apresenta 4 decisões diferentes que são:

1. Construir: visa aumentar a participação de mercado;
2. Manter: visa conseguir preservar esta participação no mercado;
3. Colher: pleiteia conseguir o máximo do negócio e aos poucos conseguir finalizá-los;
4. Abandonar: vender ou encerrar o negócio.

PMBOK

Project Management Body of Knowledge ou, em português, Conjunto de Conhecimentos de Gerenciamento de Projetos. Esta ferramenta funciona como uma espécie de guia sobre gerenciamento de projetos, documentando e definindo com efetividade as boas práticas para estes.

ERP

Enterprise Resource Planning ou software de gestão empresarial é uma das mais importantes ferramentas de gestão empresarial que existe. Com o avanço da tecnologia, a base de dados destes sistemas estão hoje praticamente 100% na nuvem, o que viabiliza o acesso às informações.

Podemos citar o ERP GestãoClick, que conta com vários módulos funcionais que automatizam diversos processos e áreas de uma empresa, otimizando-os. Ele se baseia em módulos importantes para o dia a dia do negócio, que são:

• Gestão de Estoque;
• Gestão Financeira;
• Emissão de NF-e e boletos;
• Controle de mais de uma loja/empresa;
• Orçamento e Vendas e muito mais.

Ao conseguir controlar os principais processos do seu negócio, você agiliza a tomada de decisão, minimiza erros e retrabalhos e consequentemente reduz custos operacionais.

Além disso, os dados e informações da empresa são armazenados em nuvem com total segurança e ficam acessíveis a partir de qualquer dispositivo móvel de qualquer lugar do mundo.

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