Nota Fiscal de Entrada: o que é, quando emitir e como lançar corretamente?

A Nota Fiscal de Entrada é um documento essencial para qualquer empresa que deseja manter a regularidade fiscal e o controle de estoque. Apesar de ser comum associarmos notas fiscais apenas às vendas, a empresa deve registrar corretamente com uma Nota Fiscal de Entrada sempre que recebe, devolve ou adquire uma mercadoria.

Neste artigo, você vai entender o que é, qual a diferença entre ela e a nota de saída, quando emitir e como lançá-la de forma correta — especialmente se sua empresa é optante pelo Simples Nacional ou se você é MEI.

O que é Nota Fiscal de Entrada?

A Nota Fiscal de Entrada é o documento que comprova a entrada de mercadorias, insumos ou produtos no estoque da empresa. Pode estar relacionada a compras, devoluções, importações ou transferências. A empresa emite a Nota Fiscal de Saída ao vender produtos e a Nota Fiscal de Entrada ao receber mercadorias.

A empresa deve escriturar essas notas corretamente no livro de registro de entradas e saídas, conforme exigem as normas fiscais. Para facilitar o processo, é ideal contar com o apoio de um contador e utilizar um sistema de gestão empresarial (ERP).

Além de garantir conformidade com o fisco, o uso de um ERP ajuda a integrar setores como vendas, estoque, financeiro e emissão de notas — otimizando tempo e reduzindo erros.

💡Leia mais: Vantagens de migrar para um emissor de nota fiscal eletrônica eficiente

Nota Fiscal de compra é a mesma coisa?

Sim. A chamada Nota Fiscal de compra é, tecnicamente, uma Nota Fiscal de Entrada. Ela deve ser emitida sempre que a empresa adquire serviços, insumos, matérias-primas ou mercadorias de fornecedores. Ou seja, sempre que há entrada de itens no estoque, é preciso registrar essa movimentação com uma NF de entrada.

Nota Fiscal de Entrada: quando sua empresa deve emitir?

Diversas situações específicas exigem que a empresa emita a Nota Fiscal de Entrada. Veja os principais cenários:

• Compras internacionais: quando a empresa importa mercadorias, deve emitir NF de entrada, já que a nota do exterior não tem validade fiscal no Brasil.
• Fornecedor isento de emissão de NF: se o vendedor não é obrigado a emitir nota fiscal, a sua empresa deve fazê-lo para regularizar a entrada da mercadoria.
• Aquisições via leilão ou concorrência pública: qualquer bem adquirido por esses meios também requer emissão de nota.
• Retirada pelo comprador: se a sua empresa busca e transporta a mercadoria, é responsável por emitir a nota.
• Devoluções de clientes: quando um cliente devolve um produto, é necessário emitir uma nova NF de entrada de devolução, reintegrando a mercadoria ao estoque.
• Mercadorias em circulação temporária: produtos enviados para exposições, testes ou demonstrações e que retornarão posteriormente também exigem o registro da entrada.

Nota Fiscal de Entrada e Saída: entenda a diferença

A diferença entre Nota Fiscal de Entrada e Nota Fiscal de Saída está na direção da movimentação:

• NF de Entrada: usada para registrar o que entra no estoque, como compras, devoluções ou importações.
• NF de Saída: utilizada para registrar saídas de produtos, como vendas ou transferências para filiais.

Ambas são fundamentais para manter o controle fiscal, o balanço do estoque e a conformidade com a legislação tributária.

Nota Fiscal de Devolução: como funciona?

A Nota Fiscal de Devolução é emitida quando uma operação de compra ou venda precisa ser anulada parcial ou totalmente. Ela deve refletir as informações da nota original que gerou a movimentação da mercadoria.

Existem dois principais tipos:

• Devolução de compra: quando sua empresa devolve itens para o fornecedor.
• Devolução de venda: quando o cliente devolve produtos e você precisa registrá-los novamente no estoque.

Como emitir Nota Fiscal de Entrada corretamente?

Existem duas formas principais de emitir:

1. Importar o XML da nota emitida pelo fornecedor: sua empresa apenas registra a entrada no sistema tributário e no estoque, sem necessidade de gerar uma nova nota.
2. Emitir a NF-e manualmente: quando sua empresa precisa documentar a entrada da mercadoria (como em devoluções, importações ou quando o fornecedor não emite NF).

A escolha do método depende da operação e do tipo de movimentação fiscal. Utilizar um ERP facilita a emissão e o arquivamento desses documentos, além de evitar erros e atrasos.

Nota Fiscal no Simples Nacional

Empresas do Simples Nacional seguem o mesmo processo de emissão, seja pela importação do XML ou emissão manual. A escrituração também deve ser feita corretamente, para então manter a empresa regularizada com o fisco.

Para emitir ou consultar a Nota Fiscal Eletrônica de Entrada, acesse o Portal Nacional da NF-e e siga as orientações.

Nota Fiscal para MEI: o que muda?

O MEI (Microempreendedor Individual) não é obrigado a manter escrituração contábil, mas deve guardar todas as notas fiscais de compra. Ele também não precisa emitir Nota Fiscal de Entrada, a menos que o destinatário da mercadoria seja uma pessoa jurídica.

Ou seja, se você for MEI e comprar de outro CNPJ ou vender para uma empresa, será necessário emitir a NF-e. Mesmo quando não há obrigatoriedade, manter esse controle é uma boa prática para organização e crescimento do negócio.

Organizar sua Nota Fiscal é essencial

Manter o controle sobre a Nota Fiscal de Entrada é fundamental para empresas de todos os portes. Além de garantir conformidade fiscal, esse cuidado traz mais segurança, agilidade e controle do estoque.

Além disso, automatizar esse processo com um sistema de gestão empresarial (ERP) torna tudo mais simples e eficiente. Se você ainda faz esse processo manualmente, vale considerar uma solução digital como o GestãoClick, que economiza tempo e evita erros. Teste gratuitamente aqui!