Nota fiscal de entrada: como funciona, quando emitir e como proteger seu CNPJ

Assim como uma empresa precisa emitir uma nota fiscal para o cliente quando vende um produto ou serviço, ela também deve receber a nota fiscal de entrada dos seus fornecedores. Esse documento é tão importante quanto a nota fiscal de saída — aquela entregue ao consumidor final.

A nota fiscal de entrada é a prova fiscal da aquisição legal de bens e produtos, além de colaborar diretamente com o controle de estoque, algo essencial para qualquer empresa que busca ter uma gestão empresarial eficiente. Veja situações em que a emissão da nota fiscal de entrada é obrigatória:

• Quando um bem é processado por um profissional autônomo e depois retorna à empresa;
• Na entrada de mercadorias importadas, já que notas fiscais estrangeiras não têm validade no Brasil;
• Quando o bem é despachado por um produtor que não precisa emitir notas fiscais;
• Na aquisição de bens via leilão ou arrematação em concorrências do poder público;
• No retorno de mercadorias expostas em feiras;
• Quando o cliente devolve uma mercadoria — nesse caso, a empresa vendedora emite a nota fiscal de entrada para registrar o retorno.

Como e por que armazenar corretamente?

Sua empresa precisa estabelecer uma rotina para executar de forma adequada todos os procedimentos ligados à nota fiscal eletrônica. Sempre que receber um produto ou serviço acompanhado do DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), é necessário:

• Verificar se a nota fiscal eletrônica tem autorização da Sefaz (Secretaria da Fazenda);
• Confirmar se o fornecedor enviou o arquivo XML da nota fiscal eletrônica, que deve ser armazenado com segurança.

Guardar os arquivos XML é obrigatório para apresentar em uma eventual fiscalização da Receita Federal. Além disso, facilita o acesso a informações sempre que necessário, tornando o gerenciamento empresarial muito mais eficiente. Após todas essas verificações, sua empresa pode lançar os dados do DANFE no sistema.

Como emitir nota fiscal de entrada corretamente?

Para entender bem o funcionamento da nota fiscal de entrada, é importante saber que a empresa deve armazenar digitalmente e registrar tanto ela quanto a nota fiscal de saída. Isso é uma exigência legal para microempresas e empresas de pequeno porte que estão no Simples Nacional, conforme o artigo 3º da Resolução nº 10/2007 do Comitê Gestor.

A empresa deve registrar as notas no Livro Registro de Entradas, em ordem cronológica e agrupadas conforme o Código Fiscal de Operações e Prestações.

Mesmo com a nota fiscal eletrônica, essas obrigações permanecem. Ao emitir a nota fiscal de entrada, sua empresa tem duas opções:

• Emissão própria: quando a empresa emite a nota fiscal de entrada para comprovar que a mercadoria entrou ou retornou ao estoque.
• Importação: quando o fornecedor é quem emite a nota fiscal. Nesses casos, sua empresa apenas importa o arquivo XML e registra a entrada posteriormente.

Como proteger seu CNPJ contra uso indevido?

O responsável pelas notas fiscais deve também saber como evitar o uso ilegal do CNPJ da empresa em notas frias. Para isso, existe a manifestação do destinatário, um recurso que serve como instrumento de proteção.

Ou seja, se identificar que alguém usou o CNPJ da sua empresa indevidamente, comunique à Receita Federal para evitar problemas fiscais no futuro.

Facilite o processo com um sistema de gestão

A emissão de notas fiscais pode ser muito mais dinâmica e segura se sua empresa contar com um bom sistema de gestão. O GestãoClick, por exemplo, é um software online que automatiza todos os dados do seu negócio, oferecendo segurança e agilidade no preenchimento de documentos.

Com ele, você tem à disposição um Emissor de Nota Fiscal Eletrônica, uma funcionalidade que traz praticidade e velocidade para a rotina do seu negócio.

Conclusão

A nota fiscal de entrada é essencial não só para cumprir a legislação, mas também para ter uma gestão organizada, controle de estoque eficiente e proteger o seu CNPJ contra fraudes. Invista em processos bem definidos e em um sistema que ajude a manter todas as obrigações fiscais em dia.

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