Como usar a ordem de serviço do GestãoClick: guia completo de configuração e uso

Um cliente liga perguntando se o serviço já ficou pronto, e ninguém na equipe sabe responder na hora, porque a anotação daquele atendimento está numa folha de papel em cima da mesa, ou espalhada entre várias conversas de WhatsApp. Esse tipo de situação é comum em negócios que prestam serviço, principalmente quando o controle de cada atendimento depende de memória ou de anotação solta.

O problema não é falta de atenção da equipe. É a ausência de um registro único que acompanhe o serviço do começo ao fim, do orçamento até a entrega. Sem esse registro, informação se perde, o cliente fica sem resposta, e comparar um atendimento com outro vira quase impossível.

Com a gente, você vai entender o que é uma Ordem de Serviço, quando vale a pena abrir uma, o que muda ao ter esse registro centralizado, e como ele se conecta com o restante da operação da sua empresa.

Como usar a Ordem de Serviço do GestãoClick: resposta rápida

A Ordem de Serviço do GestãoClick funciona como o registro de um serviço combinado com o cliente, do início ao fim, com o que foi feito e quanto custou. Você cria a OS dentro do sistema, acompanha o andamento até a conclusão, e o serviço se conecta com o controle de estoque, se envolver peças, e com o financeiro, pelo valor cobrado.

O que é uma Ordem de Serviço e quando usar?

Ordem de Serviço é o nome dado ao registro formal de um serviço prestado a um cliente, reunindo o que foi combinado, o que está sendo feito e o valor cobrado num único lugar, do orçamento até a entrega. Ela existe porque um serviço, diferente de uma venda de produto pronto, normalmente passa por etapas antes de ser concluído.

Diferença entre Ordem de Serviço e venda de produto

Vender um produto pronto costuma ser uma transação só: o cliente escolhe, paga e leva. Um serviço raramente funciona assim. Antes de terminar, geralmente existe um orçamento, depois a execução, e só depois a entrega, e cada uma dessas etapas pode levar horas, dias ou semanas.

Tratar um serviço como se fosse uma venda simples, sem registrar essas etapas separadamente, é o motivo pelo qual informação se perde no meio do caminho: ninguém sabe se aquele atendimento já foi orçado, se está em execução, ou se só falta a entrega.

Quando vale a pena abrir uma OS?

Vale abrir uma Ordem de Serviço sempre que o atendimento envolver mais de uma etapa até ficar pronto, ou quando o valor final depender de avaliação prévia, não só de um preço de tabela. Isso vale tanto para quem presta serviço técnico quanto para quem combina serviço com venda de peça ou material.

Se o seu negócio já opera assim, mas sem um registro formal, provavelmente você já sente a falta dele nas situações descritas a seguir.

O problema de controlar serviço sem um fluxo único

Sem um registro único acompanhando cada atendimento, o controle acaba dependendo de memória, de anotação solta, ou de perguntar pra quem executou o serviço. Isso funciona até certo ponto, mas cobra um preço conforme o volume de atendimentos cresce.

Anotações em papel ou planilha se perdem

“Meu vendedor anota no papel e depois digita, funciona assim.” É uma forma comum de operar, mas ela depende de duas etapas manuais que podem falhar: a anotação em si, que pode se perder ou ficar incompleta, e a digitação posterior, que exige tempo e pode introduzir erro de transcrição.

Quanto mais atendimentos acontecem ao mesmo tempo, maior a chance de uma anotação sumir ou de a digitação atrasar o suficiente pra a informação já estar desatualizada quando finalmente é registrada.

Cliente sem informação clara sobre o andamento

Outra dor comum é o cliente não saber o preço do serviço antecipadamente, porque isso “é assim no nosso segmento”. Some a isso não saber em que pé está o atendimento, e o resultado é o mesmo cliente ligando várias vezes pra perguntar, o que consome tempo da equipe que poderia estar executando o serviço.

Um registro único que reúna orçamento e andamento no mesmo lugar não elimina a necessidade de avaliação prévia em serviços mais complexos, mas evita que essa informação fique só na cabeça de quem atendeu o cliente da última vez.

Como criar uma Ordem de Serviço no GestãoClick?

Criar uma Ordem de Serviço no GestãoClick acontece dentro do mesmo sistema onde você já organiza pedidos, estoque e financeiro, então não é preciso alternar entre ferramentas diferentes pra registrar um serviço combinado com o cliente.

O fluxo geral de criação

Ter cliente, peças e serviços já cadastrados agiliza a abertura da Ordem de Serviço, mas não é obrigatório: peças e serviços têm cadastro rápido direto na tela de lançamento da OS, sem precisar sair dali. Já pra selecionar um Técnico, o profissional precisa ter conta de usuário criada e ativa no sistema. Isso sim é um pré-requisito.

Criar uma Ordem de Serviço significa preencher um formulário único, reunindo num só lugar o que foi combinado com o cliente, o que está sendo feito e o valor do serviço. O caminho é Ordens de Serviços, Gerenciar O.S., e o botão de adicionar. Veja mais detalhes na página da funcionalidade de ordem de serviço.

Os campos obrigatórios pra abrir a OS são Cliente, Situação, Data e Hora de Entrada, e Canal de Venda. Já a Data de Saída funciona como a previsão de entrega: se ficar em branco, a OS vira “sem prazo” e fica fora do controle de prazos e atrasos, então vale preencher sempre que der pra estimar.

O sistema também tem um campo de Prioridade, com as opções Baixa, Média, Alta, Urgente e Muito urgente, útil pra organizar a fila de atendimento quando há mais de uma OS em aberto ao mesmo tempo. Vendedor ou Responsável e Técnico são campos separados, cada um com comissão calculada de forma independente, então dá pra diferenciar quem vendeu de quem executou o serviço.

Tem ainda 2 campos de anotação com propósitos diferentes: Observações, que aparece impressa pro cliente, e Observações internas, que fica só com a equipe. E dá pra anexar fotos ou documentos à OS, com limite de 5 MB por arquivo.

Vale diferenciar Ordem de Serviço de orçamento: a OS acompanha a execução do serviço já em andamento, enquanto o orçamento é um documento independente, num menu próprio, que pode virar uma OS depois de aprovado pelo cliente.

Equipamentos, condições e laudo técnico

O campo de Equipamento é de digitação livre e aceita mais de um item na mesma Ordem de Serviço, então dá pra registrar vários aparelhos num único atendimento quando for o caso. Além dele, a OS tem campos próprios de Marca, Modelo, Série, Condições, Defeitos, Acessórios, Solução, Laudo e Termos, pra documentar o estado de entrada, o que veio junto, o diagnóstico, a solução aplicada e os termos de garantia.

Em oficina mecânica e outros serviços automotivos, o sistema tem campos nativos e específicos de veículo, em vez de reaproveitar os campos de equipamento: Placa, Marca, Modelo, Cor, Ano, Quilometragem e Acessórios.

Custos: peças, serviços e descontos

Peças e serviços são lançados separadamente na Ordem de Serviço, cada um com seu próprio valor, e dá pra aplicar desconto por item, em reais ou em porcentagem. O total final sai discriminado por Mão de obra, Peças, Frete, Outros e Desconto, o que facilita explicar pro cliente de onde vem cada parte do valor cobrado. Também dá pra desmarcar a opção “Exibir valor total na impressão”, que oculta o valor total fechado da OS no documento entregue ao cliente. A discriminação de mão de obra, peças, frete, outros e desconto continua sendo uma informação separada, não é isso que essa opção esconde.

Como acompanhar o status da Ordem de Serviço até a conclusão?

Acompanhar o status de uma Ordem de Serviço significa saber, a qualquer momento, em que etapa o atendimento está, sem precisar perguntar pra equipe ou reconstruir a informação de memória. Esse acompanhamento acontece dentro do mesmo registro da OS, do início até a conclusão do serviço, resolvendo diretamente a dor de não saber em que pé está um atendimento específico.

Status, histórico e automações configuráveis

O sistema aceita situações personalizadas, então cada negócio pode montar as etapas do jeito que faz sentido pra sua operação, com histórico de tudo que já aconteceu naquela OS. Algumas situações também podem, opcionalmente, ser configuradas pra disparar um e-mail com o PDF da OS ou um link de cobrança quando o atendimento entra naquela etapa. Isso não é um comportamento padrão de toda mudança de status: depende da configuração feita na situação específica.

Área do Cliente: portal de acompanhamento pro cliente

Além do controle interno, o envio da OS por e-mail pode incluir o documento em PDF ou um link de cobrança pontual, uma forma rápida de repassar informação sem precisar abrir o sistema pra reenviar nada.

Já a Área do Cliente é outra coisa: um portal autenticado, com login e senha próprios do cliente final, onde ele consulta as ordens de serviço, pedidos e cobranças liberadas pra ele, sem precisar ligar pra perguntar. Esse portal é um aplicativo que depende de contratação e liberação no plano da empresa junto ao setor comercial, com período de teste gratuito disponível em Meus aplicativos.

Relatórios pra identificar gargalos e comissões

O sistema também reúne relatórios que ajudam a enxergar o quadro geral: Situação x Tempo, que mostra onde as OS costumam travar; Equipamentos, que aponta recorrência ou retrabalho num mesmo aparelho; e Comissão de Vendedores e Comissão de Técnicos, separando quem vendeu de quem executou. Todos podem ser filtrados por Data de Entrada ou Data de Saída, dependendo do que você quer analisar.

Como a Ordem de Serviço se conecta com estoque e financeiro

Um serviço raramente acontece isolado do resto da operação: muitas vezes envolve peça ou material usado, e sempre envolve um valor a receber. É por isso que a Ordem de Serviço não fica separada do restante do sistema.

Uso de peças registrado na OS

Quando um serviço envolve troca de peça ou uso de material, registrar isso dentro da própria Ordem de Serviço conecta essa informação ao controle de estoque integrado do sistema, em vez de depender de uma anotação separada só pra isso.

Essa baixa de estoque não é automática em toda situação: ela só acontece quando a situação em que a OS está configurada tem a opção “Lançar estoque” ativada, e o produto ou peça usado de fato movimenta estoque. O papel do saldo depende de outra configuração, a de permitir venda com estoque insuficiente: se a loja não permite estoque negativo, faltar saldo impede a mudança pra essa situação; se permite, a baixa acontece mesmo sem saldo suficiente.

Isso ajuda a manter estoque e histórico do atendimento no mesmo lugar, em vez de em controles que não conversam entre si.

Valor do serviço no controle financeiro

O valor combinado no atendimento também fica registrado dentro do controle financeiro do GestãoClick, unificando o que foi cobrado pelo serviço com o restante das contas da empresa, em vez de manter esse controle separado numa planilha à parte.

Esse lançamento também depende de configuração: a conta a receber só é gerada quando a situação da OS está com a opção “Lançar financeiro” ativada. Concluir ou faturar a OS isoladamente, sem essa configuração na situação usada, não gera lançamento financeiro sozinho.

Erros comuns ao configurar ou usar a Ordem de Serviço

Mesmo com um sistema centralizando o registro, alguns hábitos de uso acabam recriando o mesmo problema que a Ordem de Serviço deveria resolver.

Não padronizar os campos preenchidos pela equipe

Quando cada pessoa da equipe registra a Ordem de Serviço de um jeito diferente, comparar histórico entre atendimentos fica difícil, e informação importante pode ficar de fora sem querer. Definir com a equipe o que precisa constar em toda OS, antes de começar a usar o sistema no dia a dia, evita esse problema desde o início.

Deixar OS aberta sem atualizar o status

Uma Ordem de Serviço parada, sem atualização, é tão problemática quanto uma anotação perdida: ninguém sabe se aquele atendimento ainda está em andamento ou já deveria ter sido concluído. Reservar um momento fixo do dia pra atualizar o status de cada OS em aberto evita esse acúmulo silencioso, que costuma aparecer só quando o cliente liga cobrando resposta.

Conheça também a funcionalidade de modelo de ordem de serviço para assistência técnica, se seu negócio for desse segmento especificamente.

Perguntas frequentes

A Ordem de Serviço do GestãoClick funciona para qualquer tipo de negócio?

Sim, qualquer negócio que presta serviço, e não só venda de produto pronto, pode usar a Ordem de Serviço pra registrar o que foi combinado com o cliente, independente do segmento.

É possível emitir nota fiscal a partir da Ordem de Serviço?

Sim. A emissão de notas depende da parametrização fiscal da conta. Para a NFS-e (serviços), a geração pode ocorrer manualmente ou via automação configurada na situação da O.S., enquanto a NF-e (peças) é emitida sob comando manual a partir do menu de ações da própria ordem.

A Ordem de Serviço está disponível em todos os planos?

A disponibilidade do módulo de Ordem de Serviço depende do plano comercial contratado pela empresa. Para confirmar se a funcionalidade está incluída no seu plano, consulte o setor comercial.

Dá para usar a Ordem de Serviço pelo celular?

O sistema possibilita o registro e acompanhamento de ordens de serviço em dispositivos móveis, mas não é seguro afirmar que todos os recursos funcionam de forma idêntica à versão para computador.